English

Klokkenluidersregeling
1.Algemeen

Ingevolge art. 32 van de Verordening accountantsorganisaties (VAO) dient een accountantsorganisatie te beschikken over een klokkenluidersregeling.

2.Reikwijdte

Deze klokkenluidersregeling heeft betrekking op de volgende situaties:

A.handelingen die leiden tot strafbare feiten door de accountantsorganisatie of haar medewerkers;

B.alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe wet en regelgeving door de accountantsorganisatie of haar medewerkers;

C.alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving door de accountantsorganisatie of haar medewerkers;

D.(dreigende) intimidatie van medewerkers door collega’s dan wel leidinggevenden;

E.(dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie;

F.en verder alle situaties die naar de mening van een melder voor melding aan de vertrouwenspersoon in aanmerking komen.

Indien er sprake is van verschillen van inzicht, dan wel klachten over het optreden van de accountantsorganisatie dan wel haar medewerkers, kan ook gebruik worden gemaakt van deze klokkenluidersregeling. Het verschil met de hiervoor genoemde richtlijnen hangt samen met het feit dat gebruik van de klokkenluidersregeling altijd op basis van anonimiteit plaatsvindt.

3.Procedure

1.Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling valt, heeft de melder de mogelijkheid deze te melden aan G. de Vos – Van der Lans (compliancefunctionaris) danwel R.J. Batenburg AA (dagelijks bestuur) hierna te noemen vertrouwenspersoon.

2.De melding aan de vertrouwenspersoon vindt uitsluitend via email plaats. De emailadressen worden geacht bekend te zijn bij de werknemers en staan vermeld op de website.

3.Externe derden kunnen eveneens een melding verrichten via de email.

4.De vertrouwenspersoon bevestigt de melding binnen 1 week aan de melder. De vertrouwenspersoon informeert de melder tevens hoe en binnen welke termijn diens melding in behandeling zal worden genomen. Deze termijn bedraagt uiterlijk vier weken na de ontvangst van de melding.

5.De vertrouwenspersoon informeert de melder uiterlijk na acht weken over de afhandeling van zijn melding en de maatregelen die zijn genomen. Indien deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de vertrouwenspersoon de melder hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de afwerking van diens melding.

6.Meldingen die betrekking hebben op een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving worden in alle gevallen door de vertrouwenspersoon afgehandeld in overleg met de compliance functionaris met inachtneming van de vertrouwelijkheid.

4.Vertrouwelijkheid

De melding, de correspondentie hierover en de behandeling geschieden onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid, tenzij de melder de vertrouwenspersoon ontheft van zijn geheimhoudingsplicht.

Het bestuur van de accountantsorganisatie garandeert dat medewerkers die meldingen aan de vertrouwenspersoon doorgeven op grond van deze klokkenluidersregeling, dat de melding op geen enkele wijze van negatieve invloed zal zijn op zijn/haar functioneren binnen de accountantsorganisatie, dan wel zijn/haar carrière.