Subsidie laten controleren
Werkwijze
Veel subsidieverstrekkers verbinden voorwaarden aan subsidies. Dat is niet zo gek. Mogelijk moet je de subsidie-afrekening door een accountant laten controleren. In dat geval geven onze accountants een beoordeling van de financiële verantwoording: een controleverklaring bij de subsidie-afrekening. Soms moet daar ook nog een aparte rapportage bij worden opgeleverd.
Wat doen we bij een subsidiecontrole?
Alles draait erom of de subsidiegelden rechtmatig zijn besteed, en in overeenstemming met de aanvraag zijn gebruikt. Met andere woorden; is het geld gebruikt waarvoor het was bedoeld? De accountant checkt of er een geautoriseerde kostenfactuur aan ten grondslag ligt, of de uren aansluiten op de urenadministratie én daadwerkelijk zijn gemaakt.
Subsidievoorwaarden en subsidiebeschikking
Natuurlijk checken we goed welke eisen de subsidieverstrekker heeft gesteld. Denk bijvoorbeeld aan een projectadministratie, heldere autorisaties (wie mag wat fiatteren) of het opstellen van tussentijdse inhoudelijke en/of financiële rapportages. Dit soort eisen staan vaak beschreven in de subsidiebeschikking en de subsidievoorwaarden. Wij kunnen je organisatie helpen met de implementatie van die eisen/voorwaarden. Soms heeft de subsidieverstrekker ook een controleprotocol opgesteld, waarin staat welke werkzaamheden een accountant moet uitvoeren bij een subsidiecontrole. Uiteraard houden wij ons daaraan.
Veelgestelde vragen subsidiecontroles
- Wie mag subsidies controleren?
In de wet staat dat alleen registeraccountants (RA) en accountants-administratieconsulenten (AA) bevoegd zijn tot het afgeven van accountantsverklaringen (artikel 393 BW 2). De registeraccountants bij VanVelzen mogen dus zeker subsidiecontroles uitvoeren.
- Wat kost een subsidiecontrole?
Dat hangt af van de eisen die de subsidieverstrekker heeft gesteld. Met andere woorden; wat en hoeveel moeten we als subsidieaccountant doen? Natuurlijk stellen we graag een offerte voor je op als die informatie bekend is.
- Doen jullie ook advies en het aanvragen van de subsidie?
Meestal niet. Dat laten we graag over aan partijen die volledig thuis zijn in de continu veranderende wereld van subsidies en regelingen. Wij zijn professionals op het gebied van implementatie en controles. Oh ja, voor fiscale regelingen maken we een uitzondering; daar kunnen we wél de aanvraag/advies voor verzorgen.
- Wat kan ik doen ter voorbereiding op een controle?
Daar is geen algemeen antwoord op te geven. Bespreek vooraf met onze accountant welke documenten nodig zijn voor de controle en wat je zelf kunt voorbereiden. Denk hierbij naast het opstellen van de subsidieafrekening ook aan een aansluiting van de afrekening met de financiële administratie (projectadministratie) en de urenadministratie, een specificatie van de verantwoorde kostenfacturen per project of de berekening van gehanteerde uurtarieven, inclusief onderbouwing van de eventuele opslagen.
