Klantverhalen

Heel makkelijk om te zien wat aandacht vraagt

Directeur bouwmanagementbureau
Onze organisatie bestaat uit drie aparte bv’s; bewonerszaken, bouwadvies en beheer. We zijn begonnen in 2002 en inmiddels hebben we zo’n 47 medewerkers. De roots van de directie liggen in de wereld van de aannemerij, waarin je sterk stuurt op begrotingen van bouwprojecten. Dan wil je zo exact mogelijk weten hoe het staat met de omzet en kosten. Het is uiteraard heel belangrijk om goed in de gaten te houden hoe de zaken er financieel voor staan. Je wilt immers weten hoe het gaat met je bedrijf. Onze organisatie werkt al sinds de oprichting met VanVelzen. Toen ze vertelden over de mogelijkheden van Power BI, waren we direct geïnteresseerd; zij snappen namelijk heel goed wat wij nodig hebben.

Sturen op basis van het dashboard
Het grote voordeel van dit dashboard is dat je direct heel visueel gepresenteerd krijgt hoe je bedrijf ervoor staat. Dankzij de kleurcodes rood en groen - waarbij rood de negatieve afwijkingen markeert - zie je in één oogopslag welke onderdelen extra aandacht vragen. Waar loop je uit de pas qua omzet en kosten? Op basis daarvan kun je sturen. Het systeem is continu up-to-date, en ik raadpleeg het dashboard regelmatig. Dat doe ik sowieso voorafgaand aan interne overleggen met de budgethouders. Natuurlijk checken we bij een budgetoverschrijding of kosten wel op de juiste wijze en in de correcte periode zijn geboekt. Kijk, losse getallen zeggen eigenlijk helemaal niks. Maar plaats je ze in de context, dan juist wel.

Te veel werkt minder goed
Voorheen werkten we in een Exact projectomgeving. Het belangrijkste verschil vind ik dat je daar eigenlijk veel te veel informatie krijgt. En daar heb je gek genoeg echt minder aan. Dit dashboard werkt in feite veel exacter. Natuurlijk hebben we werk gehad aan het inrichten ervan, waarbij Mike van VanVelzen ons heel goed heeft begeleid. Daarbij hanteert hij de SGR-methode: een economisch analysemodel. Hij weet echt wat hij doet. Je moet bij de start eerst een moederbegroting aanmaken, met waardes gekoppeld aan de verschillende grootboeknummers. Dat is je vertrekpunt. Als alles goed is gevuld en stevig staat, heb je er feitelijk geen omkijken meer naar.

We willen niet meer zonder
Het mooie is dat Power BI eigenlijk meer een weergavetool is. Je muteert niks in het dashboard zelf. Dus er is geen foutmarge, zoals bijvoorbeeld in Excel. Wij zouden absoluut niet meer zonder dit dashboard willen. Het systeem werkt veel makkelijker en is speciaal voor ons op maat gebouwd. Denk bijvoorbeeld aan de liquiditeitsplanning voor iedere bv; je ziet heel snel hoe de vlag erbij hangt. Hoe verhoudt de omzet zich ten opzichte van de prognose? En dat geldt ook voor projecten binnen bouwadvies, waarbij het onderhoud risicodragend is verkocht. Voor hoeveel heb je de leveranciers ingekocht en verkocht? Waar sta je nu en welke winst kun je nemen? We kunnen filteren op onderdelen die wij essentieel vinden.

Wat mij betreft zijn dit de pluspunten van het werken met Power BI: